Restoran POS ve adisyon sistemi ne yapar, ne yapmaz

Bir restoranda “POS” denince çoğu kişinin aklına kart çeken cihaz gelir. Oysa restoran yazılımı anlamındaki POS başka bir iştir: masada verilen siparişi kayda geçiren, mutfağa ileten ve ödeme alındığında hesabı kapatan sistemdir. Bu kayda adisyon denir. Bu yazıda bir adisyonun açıldığı andan gün sonuna kadar neler olduğunu ve bir sistemi değerlendirirken hangi adımlara dikkat etmeniz gerektiğini anlatıyoruz.

Kısa yanıt

Adisyon sistemi üç iş yapar: siparişi kaydeder, mutfağa iletir ve tahsilatla birlikte kapatır. Bunların üstüne iki iş daha eklenebilir ve sistemler arasındaki asıl fark burada ortaya çıkar: satılan ürünün malzemesini stoktan düşmek ve o satışın maliyetini kaydetmek.

Yalnız ilk üçünü yapan bir sistem size günün cirosunu söyler. Beşini birden yapan bir sistem, o cironun ne kadarının malzemeye gittiğini de söyler.

Bir siparişin yolu

Dört kişilik bir masayı örnek alalım. İki makarna, bir ızgara, bir salata ve dört içecek sipariş ediliyor.

1. Masa açılır. Garson salon planından masayı seçer. Adisyon o anda başlar ve masa “dolu” görünür.

2. Satırlar girilir. Her ürün bir satırdır. Satıra not düşülebilir (“az pişmiş”), porsiyon seçilebilir (yarım, tam), ekstra eklenebilir. İçecekler stokta hazır duran ürünlerdir; makarna ve ızgara ise mutfakta hazırlanır. Bu ayrım ileride önem kazanacak.

3. Sipariş mutfağa gider. İyi bir sistem yalnız yeni satırları gönderir. Masaya sonradan bir tatlı eklendiğinde önceki siparişler ikinci kez mutfağa düşmemelidir. Sipariş ya mutfak ekranında görünür ya da ilgili istasyonun yazıcısından çıkar: ızgara ızgaracıya, salata soğuk bölüme.

4. Hesap istenir. Masa hesabı birlikte ödeyebilir, kişi başı bölebilir ya da iki kişi ayrı ödeyebilir. Bu noktada adisyonun bölünebilmesi gerekir. Ödeme nakit, kart ya da ikisi birlikte olabilir; adada sık görüldüğü gibi bir kısmı sterlin, bir kısmı TL de olabilir.

5. Adisyon kapanır. Satış kayda geçer, masa boşalır. Buraya kadar olan kısım hemen her adisyon programında vardır.

Kapanışta arka tarafta ne olur

Fark, beşinci adımda görünmeyen tarafta ortaya çıkar.

Hazır ürünler stoktan düşer. Dört içecek satıldıysa stokta dört içecek azalır. Bu basittir.

Reçeteli ürünler bileşenlerine açılır. Stokta “makarna tabağı” diye bir kalem yoktur. Düşmesi gereken makarna, sos, peynir ve yağdır. Bunun için her ürünün bir reçetesi tanımlanır: bir porsiyonda hangi malzemeden ne kadar kullanılıyor. Yarım porsiyon satıldıysa yarısı düşer.

Maliyet kaydedilir. Düşen malzemeler stoktaki ortalama maliyetleriyle değerlenir. Böylece o makarnanın satış fiyatı ile malzeme maliyeti arasındaki fark görünür hale gelir.

Bu adımlar yoksa stok sayımını ay sonunda elle yapar, tüketimi tahmin edersiniz. Varsa, sayım sonucu ile sistemin gösterdiği stok arasındaki fark size fireyi, yanlış porsiyonu ya da kaydı tutulmayan tüketimi gösterir.

Bir sistemi denerken sorulacak yedi soru

Görüşme sırasında aşağıdakileri kendi menünüzden bir ürünle denemek, broşür okumaktan daha fazlasını öğretir.

1. Masaya sonradan ürün ekleyince mutfağa ne gidiyor? Yalnız yeni satır mı, bütün adisyon mu?
2. Adisyonu üçe bölüp üç farklı ödeme türüyle kapatabiliyor muyum?
3. Yarım porsiyon stoktan ne düşüyor? Yarım mı, tam mı, hiç mi?
4. İkram ettiğim ürün stoktan düşüyor mu? Düşmeli; ürün hazırlandı.
5. Yazıcım çalışıyor mu? Mutfak yazıcıları her sistemle uyumlu değildir. Cihazınızın modelini önceden bildirin ve deneme çıktısı isteyin.
6. QR ile gelen sipariş doğrudan mutfağa mı düşüyor, garson mu onaylıyor? İkisinin riski farklıdır; onaysız sipariş boş masaya yemek çıkarabilir.
7. Gün sonunda kasa sayımı ile sistemdeki tahsilat karşılaştırılıyor mu?

Sistemin yapamayacağı şey

Hiçbir adisyon sistemi, girilmeyen veriyi bilemez. Reçete tanımlanmadıysa tüketim düşmez. Alış faturası işlenmediyse maliyet eksik kalır. Sayım yapılmıyorsa fire görünmez. Yazılım disiplini kolaylaştırır, yerine geçmez.

Reçeteden hesaplanan maliyet de net kâr değildir. Kira, personel ve enerji giderleri o rakamın içinde yoktur; o rakam yalnız malzemenin payını gösterir.

Kafe için fark var mı

İş akışı aynıdır; ağırlık değişir. Kafede masa servisi yerine tezgâh satışı öne çıkar, adisyon daha kısa sürer, reçeteler daha basittir. Ayrı bir program gerekmez; aynı sistemin kurulumu farklı yapılır.