Satın alma; talepten mal kabule ve alış faturasına
Şantiyeden gelen malzeme isteği de, mutfağın haftalık sebze siparişi de aynı yoldan geçer: talep, onay, teklif, sipariş, mal kabul ve alış faturası. Kim neyi neden aldı, sonradan aranmaz.
Aynı kalem için gelen tedarikçi teklifleri tek ekranda yan yana karşılaştırılır.
- İç talep
- onaya gider
- Teklif karşılaştırma
- tedarikçi bazında
- Satın alma siparişi
- onaylı tedarikçiye
- Mal kabul
- stok ve ortalama maliyet
- Alış faturası
- tedarikçi carisi
Siparişe bağlı faturada sipariş, kabul ve fatura miktarı birbirine karşı denetlenir.
İhtiyaçtan ödemeye
Alım kararı birkaç kişinin elinden geçer; belge, tanımladığınız onay sırasını izler.
Talep
Depo, şube ya da departman ihtiyacını yazar; talep tanımlı onay sırasına düşer.
Teklif isteme
Aynı kalem için birden çok tedarikçiden fiyat alınır ve yan yana karşılaştırılır.
Sipariş
Seçilen teklif siparişe dönüşür; çerçeve anlaşmalı alımlar ve satın alma bütçesi ayrıca izlenir.
Mal kabul
Gelen miktar kısmen de kabul edilebilir; mal depoya ve rafa girer, ortalama maliyet güncellenir.
stokmaliyet
Giriş kontrolü
İsterseniz kabul edilen mal kullanıma açılmadan önce kontrol adımında bekletilir.
Fatura ve ödeme
Alış faturası tedarikçi carisine yazılır; ödeme kendi para biriminde kasadan ya da bankadan çıkar.
carikasa / banka
Neler dahil, neler ayrı
Satın alma çekirdeğin parçasıdır; her kurulumda gelir. İthalat masraf dağıtımı Dış Ticaret eklentisindedir.
| Kapsam | Nerede | Açıklama |
|---|---|---|
| İç talep ve onay | Çekirdekte | Departman ya da şube ihtiyacı tanımlı onay sırasına girer. |
| Teklif isteme ve karşılaştırma | Çekirdekte | Birden çok tedarikçinin fiyatı aynı kalem için yan yana. |
| Satın alma siparişi | Çekirdekte | Seçilen teklif siparişe dönüşür; tedarikçinin durumu kartında izlenir. |
| Mal kabul | Çekirdekte | Kısmi kabul; mal depoya ve rafa girer, ortalama maliyet güncellenir. |
| Giriş kontrolü ve karantina | Çekirdekte | İsteğe bağlı: kabul edilen mal kontrol sonuçlanana kadar kullanıma açılmaz. |
| Üçlü eşleştirme | Çekirdekte | Siparişe bağlı faturada sipariş, kabul ve fatura miktarı karşılaştırılır. |
| Çerçeve sipariş ve alım bütçesi | Çekirdekte | Dönemsel anlaşmalı alımlar ve bütçe takibi. |
| İthalat masrafının maliyete dağıtımı | Eklenti | Dış Ticaret eklentisi. |
Kim neyi neden aldı, sonradan aranmasın
Şubesi olan bir işletmede alım çoğu zaman bir telefon ya da mesajla başlar ve kaydı yalnız alış faturasında kalır. Fiyatın neden o tedarikçiden alındığı, kimin onay verdiği, malın tamamının gelip gelmediği sonradan bulunamaz.
KıbrısERP’de alım bir taleple başlar. Teklifler aynı ekranda karşılaştırılır, seçilen teklif siparişe dönüşür, mal kabulde depo ve maliyet güncellenir. Fatura geldiğinde siparişle ve kabulle yan yana durur.
Giriş kontrolü isteğe bağlı
Gıda, yapı malzemesi ya da yedek parça gibi kontrol gerektiren mallarda kabul edilen ürün kontrol bitene kadar kullanıma açılmayabilir. Bu adım her ürün için zorunlu değildir; gerekiyorsa kurulumda açılır.
Sık sorulanlar
Siparişin yarısı geldi; ne olacak?
Gelen miktar kabul edilir, kalanı siparişte açık durur. İkinci teslimat aynı siparişe bağlanır.
Tedarikçi faturası sipariş fiyatından farklıysa?
Siparişe bağlı faturada fark görünür kalır; onaylayan kişi farkı görerek karar verir.
Sterlinle alım yapıyoruz.
Alış faturası tedarikçinin para biriminde ve o günün kuruyla kaydedilir; ödeme de kendi para biriminde yapılır.
Alım taleplerini kim onaylayacak?
Onay sırasını siz tanımlarsınız. Depo, şube ya da departman ihtiyacını iç talep olarak açar; talep onaylandıktan sonra satın alma talebine dönüştürülür.
Teklif isteğini tedarikçilere sistemden gönderebilir miyim?
Evet. Seçtiğiniz tedarikçilere teklif isteği, cari kartlarındaki e-posta adresine gider. Gelen fiyatları siz girer, yan yana karşılaştırır ve seçtiğiniz tedarikçi için taslak siparişi oradan açarsınız.
Hatalı ya da fazla gelen malı nasıl geri göndeririz?
Onaylı alış faturasından tedarikçi iadesi açılır; yalnız geri giden kalemleri ve miktarları seçersiniz. İade onaylanınca mal stoktan çıkar ve tedarikçiye olan borç azalır.
Yıllık anlaştığımız tedarikçiden parça parça alım yapıyoruz.
Bunun için çerçeve sipariş var: fiyatı, toplam miktarı ve geçerlilik tarihlerini bir kez girersiniz. İhtiyaç doğdukça çerçeveden gerçek sipariş açılır ve kalan taahhüt miktarı izlenir.
Satın alma bütçesini aşmayı engelleyebilir miyim?
Evet. Ay ya da yıl için alım bütçesi tanımlarsanız onaylı siparişler bütçeden düşer ve bütçeyi aşan sipariş kararı engellenir; istisnayı yalnız yönetici yapar ve bu kayda geçer. Bütçe tanımlı değilse bu denetim uygulanmaz.
Bir alımınızı talepten faturaya götürelim.
Gerçek bir ihtiyacınızı talep olarak açıyor, iki tedarikçinin teklifini karşılaştırıyor ve mal kabulden sonra stokta ne değiştiğini birlikte görüyoruz.