Ön muhasebe ve genel muhasebe için KıbrısERP
Cari, kasa ve banka takibi çekirdekte gelir. Hesap planı, fiş ve mizan gerektiğinde aynı kayıtların üstüne eklenir. İkisi arasında aktarma yoktur; belge bir kez girilir.
- Satış faturası
- £ 1.200,00
- Belge kuru
- fatura tarihinden
- Faturaya bağlanan sterlin tahsilat
- açık tutardan düşer
- TL tahsilat
- TL olarak cariye yazılır
- Bakiyeler
- her para birimi ayrı
Tahsilat faturaya bağlanarak girildiyse ve para birimi aynıysa açık tutardan düşer; tamamı tahsil edilince fatura kapanır. Farklı para birimli tahsilat mahsup edilmez.
İki kapsam, tek veri
Aynı sayfada iki ayrı ihtiyacı anlatıyoruz, çünkü çoğu işletme birinden başlayıp diğerine geçiyor.
Ön muhasebe Çekirdekte
İşletme sahibi ve ofis ekibi için. Günlük soru: kimden alacağım var, kasada ne var?
- Müşteri ve tedarikçi carileri, vade ve risk limiti
- Kasa, banka, tahsilat ve ödeme
- TL, sterlin, euro ve dolar ayrı ayrı
- Çek, senet, kredi ve taksit takibi
- Banka POS gün sonu ile tahsilat karşılaştırması
Genel muhasebe Eklenti
Muhasebe sorumlusu ve yetkili muhasip için. Dönem sorusu: mizan tutuyor mu, dönem kapandı mı?
- Hesap planı ve yevmiye fişleri
- Mizan, gelir tablosu ve bilanço
- Dönem kilidi ve kapanış
- Bütçe ve maliyet merkezi
- Sabit kıymet ve amortisman
Kayıt nereden doğar
Muhasebe kaydı elle yazılan bir fiş olmak zorunda değil. Çoğu kayıt, işi yapan kişinin onayladığı belgeden doğar.
- Satış ve satın alma belgesi
- Fatura onaylandığında cari bakiye değişir. Satışta sevk onayı stoğu düşürür, satın almada mal kabul stoğu artırır; irsaliyesiz kesilen doğrudan faturada stok hareketi fatura onayında oluşur. Genel muhasebe açıksa ve hesap rolleri tanımlıysa fiş aynı işlemde oluşur.
- Restoran adisyonu
- Kapanışta satış belgesi, tahsilat ve reçete satış maliyeti. Restoran çözümü
- Bordro
- Tahakkuk ve ödeme kayıtları İK ve Bordro eklentisinden gelir. İK ve Bordro
- Elle fiş
- Düzeltme, açılış ve dönem sonu kayıtları için. Kapatılan döneme geriye dönük kayıt girilemez.
Neler dahil, neler ayrı
Ön muhasebe çekirdeğin parçasıdır; ek ücret gerektirmez. Genel muhasebe ayrı bir eklentidir. İhtiyacınız yalnız cari ve nakit takibiyse eklentiyi almanız gerekmez.
| Kapsam | Nerede | Açıklama |
|---|---|---|
| Cari hesaplar ve risk limiti | Çekirdekte | Müşteri ve tedarikçi bakiyesi, vade, kredi limiti; limit aşımında belge onaya düşer. |
| Kasa ve banka | Çekirdekte | Tahsilat, ödeme, virman; her hesap kendi para biriminde. |
| Çoklu döviz | Çekirdekte | TL, sterlin, euro ve dolar ayrı izlenir. Kur tarih bazında tanımlanır; kur yoksa işlem kaydedilmez. |
| Çek, senet, kredi ve taksit | Çekirdekte | Portföy, vade ve durum takibi. |
| POS tahsilat mutabakatı | Çekirdekte | Banka POS gün sonu dökümü ile sistemdeki kartlı tahsilatlar karşılaştırılır. |
| Hesap planı, fiş, mizan | Eklenti | Genel muhasebe eklentisi. Operasyon belgeleri tanımlı hesap rollerine göre fişe dönüşür. |
| Gelir tablosu ve bilanço | Eklenti | Dönem bazında mali tablolar; mizandan kaynak belgeye iniş. |
| Dönem kilidi, kapanış, bütçe | Eklenti | Kapatılan döneme geriye dönük kayıt girilemez; bütçe ve maliyet merkezi takibi. |
| Sabit kıymet ve amortisman | Eklenti | Muhasebe amaçlı amortisman; fiziksel bakım takibi ayrı bir kapsamdır. |
| Kur değerleme ve konsolidasyon | Eklenti | Sınırlı: değerlemenin bazı adımları elle yürütülür; konsolidasyon görüntüleme amaçlıdır, eliminasyon yapmaz. |
| Banka ile canlı bağlantı | Kapsam dışı | Banka hesap hareketleri otomatik çekilmez. |
Hangi kapsam kimin işi
Bir toptancının sahibi sabah şunu bilmek ister: bugün kimden tahsilat var, kasada ne kadar sterlin duruyor, hangi müşteri limitini aştı. Bu sorular ön muhasebenin işidir ve KıbrısERP’nin çekirdeğinde yanıtlanır.
Aynı işletmenin muhasibi ay sonunda başka sorular sorar: mizan tutuyor mu, hangi hesap hangi belgeden beslendi, dönem kapandı mı. Bunlar genel muhasebenin işidir ve ayrı eklentide yer alır.
İkisi aynı veriyi kullanır. Satış faturası bir kez girilir; ön muhasebe onu cari bakiye olarak, genel muhasebe yevmiye kaydı olarak görür. İkinci bir programa aktarma yapılmaz.
Belge kuru, tahsilat kuru
Adada ticaret çoğu zaman birden fazla para birimiyle yürür: fatura sterlin kesilir, tahsilat TL gelir, tedarikçi euro ister. KıbrısERP her belgeyi kendi para biriminde ve kendi kuruyla saklar.
Kur türleri ayrı tanımlanır ve her tarih için ayrı girilir. Belgede kuru elle değiştirmek mümkündür. Bir tarih için kur tanımlı değilse sistem işlemi kaydetmez; eksik kurla sessizce yanlış tutar yazmaz.
Tahsilat bir faturaya bağlanarak girildiyse ve cari, şube ve para birimi aynıysa tahsilat tutarı faturanın açık tutarından düşer; tamamı tahsil edildiğinde fatura kapanır. Faturaya bağlanmadan girilen tahsilat yalnız cari bakiyeyi değiştirir. Tahsilat farklı para biriminde alındıysa kayıt cari hesaba o para biriminde yazılır; faturaya otomatik mahsup edilmez ve tahsilat anında kur farkı fişi oluşmaz. Kur farkı, genel muhasebe eklentisindeki dönem sonu değerlemesinde hesaplanır ve bu adımı kullanıcı yürütür.
Muhasiple birlikte çalışmak
Bir muhasebe sistemi, defteri tutan meslek mensubu kullanmadıkça işletmenin işini kolaylaştırmaz. KıbrısERP’de yetkili muhasibinize yalnız muhasebe ekranlarını gören bir kullanıcı açabilirsiniz. Mizandaki bir rakamdan fişe, fişten kaynak belgeye inilebilir; muhasebe fişi silinmez, düzeltme ters kayıtla yapılır ve ikisi de görünür.
Birden fazla mükellefle çalışan meslek mensupları için ayrı bir ortaklık programı yürütüyoruz.
Sık sorulanlar
Ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki fark nedir?
Ön muhasebe günlük işi izler: kime ne sattım, kimden ne alacağım var, kasada ve bankada ne var. Genel muhasebe aynı işlemleri hesap planına göre yevmiye kaydına çevirir ve mizan, gelir tablosu, bilanço üretir.
Önce ön muhasebeyle başlayıp sonra genel muhasebeye geçebilir miyim?
Evet. Eklenti sonradan açılabilir. Geçmiş belgelerin muhasebe kaydına dönüşmesi için hesap rollerinin tanımlanması ve açılış bakiyelerinin girilmesi gerekir; bu bir kurulum işidir.
Sterlinle fatura kesip TL tahsil edebilir miyim?
Kaydedebilirsiniz: fatura sterlin olarak durur, TL tahsilat cari hesaba TL olarak yazılır. Faturanın açık tutarından ise yalnız o faturaya bağlanarak girilen, aynı cari, şube ve para birimindeki tahsilat düşer; farklı para birimli tahsilatın faturaya mahsubu ve tahsilat anında kur farkı kaydı yapılmaz.
Muhasibim kendi programını kullanıyor; ne olacak?
İki yol var: muhasibinize sistemde yetkili kullanıcı açılır ya da mizan ve fişler dışa aktarılır. Hangisinin uygun olduğunu görüşmede muhasibinizle birlikte konuşmak en doğrusu.
Döviz kurlarını her gün elle mi gireceğim?
Gerekmez. KKTC Merkez Bankası günlük bülteni ekrandaki düğmeyle çekilir. Kurlar yetkili bir kişi teyit edene kadar taslak bekler; tarihe uyan kur yoksa dövizli işlem kaydedilmez.
Banka ekstresini sistemdeki hareketlerle eşleştirebilir miyim?
Evet. Ekstre elle ya da bankanızın verdiği MT940 dosyasıyla girilir ve satırlar kasa ve banka hareketleriyle eşleştirilir; karşılığı olmayan satır için hareket ya da banka masrafı kaydı açılır. Bankadan hareket otomatik çekilmez.
Aldığım çek ve senetleri takip edebilir miyim?
Evet. Her evrakın vadesi ve durumu izlenir: portföyde, tahsilde, ciro edildi, karşılıksız, protestolu gibi. Her durum değişikliği evrakın geçmişine işlenir ve cari hesaba yansır.
Müşterinin bütün hareketlerini tek ekranda görebilir miyim?
Cari kartındaki ekstre, faturaları, tahsilatları ve iadeleri tarih sırasıyla döviziyle birlikte listeler. Fatura satırlarında belgenin kayıt anındaki KDV dökümü görünür; sonradan oran değişse de bu bilgi değişmez.
Bununla birlikte bakılanlar
- Yetkili muhasiplerYetkili muhasipler için çoklu mükellef paneli ve ortaklık programı.
- İşlem bütünlüğüBir belgenin stok, cari ve muhasebe kayıtlarını aynı işlemde yazması.
- RestoranAdisyon kapanışından doğan satış ve maliyet kayıtları.
- İK ve BordroBordro tahakkuku ve ödemelerinin kaynağı.
- RaporlamaMizan, cari yaşlandırma ve nakit raporları.
Kendi faturanızla deneyin.
Görüşmeye bir satış faturanızı ve bir tahsilat makbuzunuzu getirin. Aynı belgeyi sistemde işleyip cari, kasa ve muhasebe tarafında ne oluştuğunu birlikte görelim.