Ön muhasebe, genel muhasebe ve ERP arasındaki fark
Üçü de aynı faturayı kaydeder ama farklı sorulara yanıt verir. Hangisinin kimin işi olduğunu, nerede yetmediğini ve bir işletmenin ne zaman bir üst kapsama geçtiğini anlatıyoruz.
KıbrısERP ürün ekibi · Yayın · Güncelleme
Bir yazılım ararken karşınıza üç kelime çıkar: ön muhasebe, genel muhasebe ve ERP. Satıcılar çoğu zaman bunları birbirinin yerine kullanır. Oysa üçü farklı kişilerin farklı sorularına yanıt verir ve yanlış olanı almak ya gereksiz bir masraf ya da bir yıl sonra yeniden başlamak demektir.
Kısa yanıt
- Ön muhasebe işletme sahibinin sorusuna yanıt verir: Kimden alacağım var, kime borçluyum, kasada ne var?
- Genel muhasebe muhasibin sorusuna yanıt verir: Kayıtlar hesap planına göre doğru mu, mizan tutuyor mu, dönem kapandı mı?
- ERP işletmenin tamamının sorusuna yanıt verir: Satış, stok, satın alma ve muhasebe aynı rakamı gösteriyor mu?
Biri diğerinin gelişmiş hali değildir. Kapsamları farklıdır ve çoğu zaman iç içe çalışırlar.
Aynı fatura, üç bakış
Bir toptancı 1.200 sterlinlik mal satıyor ve fatura kesiyor. Bu tek olay üç kapsamda farklı görünür.
| Ön muhasebe | Genel muhasebe | ERP | |
|---|---|---|---|
| Ne kaydeder | Müşteri 1.200 sterlin borçlandı | Alıcılar hesabı borç, satış hesabı alacak | Sipariş kapandı, stok düştü, maliyet hesaplandı, cari değişti, fiş oluştu |
| Kim bakar | İşletme sahibi, ofis | Muhasip | Satış, ambar, finans, yönetim |
| Hangi soruya yanıt | Tahsilat ne zaman? | Hesap doğru çalıştı mı? | Bu satıştan ne kazandım, rafta ne kaldı? |
| Eksik kalan | Stok maliyeti, mizan | Günlük operasyon | Kurulum ve disiplin ister |
Ön muhasebe ne zaman yeter
Tek şubeniz varsa, sattığınız şeyin stok maliyeti sizin için kritik değilse ve muhasibiniz defteri kendi programında tutuyorsa ön muhasebe yeterlidir. Fatura kesersiniz, cari takip edersiniz, kasa ve bankaya bakarsınız. Ay sonunda belgeleri muhasibinize verirsiniz.
Bu kapsamı küçümsemeyin. Pek çok işletme için doğru çözüm budur ve gereğinden büyük bir sistem almak işi kolaylaştırmaz, zorlaştırır.
Genel muhasebe ne zaman gerekir
Şu durumlardan biri varsa genel muhasebe kapsamına ihtiyaç doğar:
- Muhasibiniz defteri sizin sisteminizde tutacak ya da sizin sisteminizden alacak.
- Dönem sonunda mizan, gelir tablosu ve bilançoyu kendi verinizden üretmek istiyorsunuz.
- Kapanan bir döneme sonradan kayıt girilmesini engellemeniz gerekiyor.
- Sabit kıymet ve amortisman takibi yapıyorsunuz.
Genel muhasebe, ön muhasebenin kaydettiği olayı hesap planının diline çevirir. İyi kurulmuş bir sistemde bu çeviri elle yapılmaz; fatura onaylandığında fiş kendiliğinden oluşur.
ERP ne zaman anlam kazanır
ERP’ye geçişin işareti büyüklük değil, birbirini tutmayan rakamlardır. Şu cümlelerden biri tanıdık geliyorsa:
- “Stok programı bir şey söylüyor, muhasebe başka bir şey.”
- “İkinci şubeyi açtık, hangi şubenin kâr ettiğini bilmiyoruz.”
- “Sipariş alındı ama ambarın haberi yok.”
- “Maliyeti ay sonunda Excel’de hesaplıyoruz.”
Bunların ortak nedeni, aynı olayın birden fazla yere ayrı ayrı girilmesidir. ERP’nin yaptığı şey ekran sayısını artırmak değil, bir olayı bir kez kaydedip ilgili bütün kayıtları aynı işlemde yazmaktır.
Adada dikkat edilmesi gereken iki şey
Çoklu döviz. Sterlinle fatura kesip TL tahsil eden bir işletmede ön muhasebe programının para birimlerini nasıl tuttuğu belirleyicidir. Her şeyi tek para birimine çevirip toplayan bir program, kur farkını görünmez kılar. Denerken bir sterlin faturasına TL tahsilat girin ve programın bunu nasıl ele aldığına bakın: faturayı kapatıyor mu, farkı nereye yazıyor, yoksa iki bakiyeyi ayrı mı tutuyor.
Yerel yapı. Başka bir ülke için yazılmış bir programda hesap planı, vergi oranları ve bordro yapısı farklıdır. Oranı değiştirmek yetmeyebilir; yapının kendisi uymayabilir. Programı muhasibinizle birlikte deneyin.
Bir kapsamdan diğerine geçiş
En pahalı senaryo, bir programı büyüyünce bırakıp verileri başka bir programa taşımaktır. Bunu önlemenin yolu, ön muhasebeyle başlayıp aynı verinin üstüne genel muhasebeyi ve diğer kapsamları ekleyebildiğiniz bir sistem seçmektir. Satın almadan önce sorun: İleride genel muhasebeyi açarsam geçmiş belgelerim ne olacak?
Karar için kısa liste
| Durumunuz | Başlangıç kapsamı |
|---|---|
| Tek şube, fatura ve cari, muhasip kendi programında | Ön muhasebe |
| Muhasip sizin sisteminizde çalışacak, mizan sizden çıkacak | Ön muhasebe + genel muhasebe |
| Birden fazla şube ya da ambar, stok maliyeti önemli | ERP çekirdeği |
| Üretim, proje ya da bordro da aynı sistemde olacak | ERP çekirdeği + ilgili eklentiler |